Ordning og avlevering / |
Hvorfor ordne arkivene?
Avleveringsplikt: I henhold til arkivloven med forskrifter skal offentlige arkiver som ikke lenger er i bruk for administrative formål, og arkiver etter organ som er nedlagte eller har avsluttet sin virksomhet, avleveres til arkivdepot. Riksarkivet og statsarkivene er depot for alle statlige organ, mens kommuner og fylkeskommuner har egne ordninger.
Kulturarv: Arkiver er en viktig del av vår kulturarv. Kunnskap om fortiden gir styrke i fremtiden. Arkiver inneholder dokumentasjon av beslutninger som ble tatt med konsekvenser for brukere og samfunn, og de er derfor viktige kilder til forståelse av fortiden, institusjoner, samfunnsutvikling osv. Et godt ordnet og tilgjengeliggjort arkiv er den beste inngangen man har for forskning innenfor historie og flere samfunnsvitenskaper.
God anvendelse av økonomiske ressurser: Et godt ordnet og tilgjengeliggjort arkiv frigjør plass. Den frigjorte plassen kan brukes til andre formål, og man unngår å betale for enda mer lagringsplass. Orden i arkivet er også en forutsetning for fremfinning til bruk i saksbehandlingen. Ordning av våre konsulenter sikrer at arbeidet utføres effektivt og at resultatet tilfredsstiller faglige krav slik at arkivet kan avleveres til Arkivverket.
Periodisering: Arkiver skal inndeles i perioder, vanligvis i bolker på 5 år. Dette gjør de enkelte "årgangene" mer håndterlige og det bidrar også til en mer jevnlig oppfølging av arkivet og i siste instans en enklere håndtering av avleveringen til depotinstitusjon.
Bortsetting: Et periodisert arkiv kan plasseres i et fjernarkiv etter få år. Dette fordi det ikke lenger frekventeres i like stor grad som dagligarkivet. Dette frigjør plass og gir gode arbeidsbetingelser i oppfølgingen av de mest aktuelle sakene.