Elektroniske arkiver

Deponering og avlevering av elektroniske arkiver

I forbindelse med periodiseringer av databaser kan det være hensiktsmessig å gjennomføre en deponering av dataene hos depotinstitusjoner som tar i mot denne type arkivdata. Det samme kan hevdes om databaser som blir historiske fordi virksomheten opphører å eksistere pga. omorganiseringer eller lignende.

Erfaringer viser at hvis man ikke tar stilling til dataenes bevaringsverdi i den fasen hvor databasen er aktiv eller aktiv som historisk database, er det stor fare for at databasen blir "glemt" og til slutt står i fare for å bli slettet.

Stiftelsen ASTA har nå den kompetanse og de verktøyene som er nødvendig for å hente ut og legge data til rette for deponering i depotinstitusjon. I første rekke gjelder dette data fra systemer som forholder seg til NOARK-standardene, men vi er villige til å utrede muligheten for å hente ut data fra andre systemer.

For øvrig henviser vi til Arkivverkets hjemmeside for mer og fyllestgjørende informasjon vedrørende elektronisk arkiv, samt brev fra  Riksarkivaren vedrørende avlevering/deponering av periodiserte elektroniske journaler.

Litt om metodikk

• Stiftelsen henter database fra den instans og for den periode det er ønske om. Dette kan skje enten ved at stiftelsen utfører alt arbeide i samarbeid med arkivledelsen, eller at det skjer i samarbeid med eksterne database-administratorer.

• For den periode deponeringen gjelder genereres endelig kronologisk journalutskrift, endelig avsender/mottakerliste og endelig saksordnet utskrift i pdf-format.

• Databasen klargjøres og avleveres til deponering hos depotinstitusjon.

• Overordnet informasjon om arkivversjonen, bl.a. navnet på arkivskaperen, datasystemet som uttrekket kommer fra, samt tidsrommet som uttrekket dekker skal utarbeides.

• Navnet på den eller de som har vært ansvarlige for produksjonen av arkivversjonen skal følge uttrekket.

• Hvis elektroniske dokumenter skal deponeres sammen med databasen skal dokumentene gis entydige navn, og filene skal avleveres i formatene TXT, XML, HTM, PDF eller TIF. Dokumenter i andre formater skal konverteres til godkjente arkivformater.