Produktbeskrivelse

Hva er Asta 5?

Asta er et arkivregistreringssystem for avsluttede arkiv, aktører som er knyttet til arkivet (for eksempel arkivskapere, fotografer og avleverende virksomheter), depotstyring og aksesjon- og tilvekstregistrering. Programmet består av ulike moduler hvor arkiv, aktør, aksesjon og magasin er i fokus.

Programmet er ment å være så brukervennlig som mulig ved å la brukergrensesnittet være likt uansett om man jobber med arkiv, aktører, aksesjoner eller magasinstryktur. I tillegg er det moduler som ordner med system og brukeradministrasjon, import og eksport, søk og utskrifter.

Programmet er et samarbeidsprosjekt mellom LLP og Riksarkivaren og er derfor laget for å være tilpasset både store og små institusjoner, offentlige og private, arkivskapere og depotinstitusjoner. I dag brukes Asta 5 blant annet i Arkivverket, byarkiv, fylkesarkiv, IKAer, museer, lokalhistoriskelag, kommuner, departementer, og bedrifter.

Hovedbildet

Det første som møter deg når du logger deg inn I Asta 5 er et hovedbildet for arkiv – med det oversiktlige strukturtreet til venstre, den aktive objektlisten øverst til høyre og visningsruten med detaljinformasjon nederst til høyre:

Hovedbildet brukes til…

• visning av informasjon

• å opprette nye objekter

• å søke fram arkivenheter, aktører og aksesjoner

• å åpne avansert søk

• å flytte og omstrukturere arkiver

• å holde oversikt over magasinene og flytte lagringsenheter

• å skrive ut etiketter, arkivlister, reolskilt og andre rapporter

• å eksportere og importere data

• å gå inn i brukeradministrasjonen

Når man ikke bare ønsker å lese informasjon, men å redigere opplysninger eller opprette nye objekter, åpner man registreringsbildet for arkiv, aktør eller aksesjon.

Registrere arkiv

Registreringsbildet for arkiv brukes til å…

• bygge opp den hierarkiske strukturen til arkivet ved å registrere arkivenheter på ulike nivåer

• registrere detaljert informasjon om mange ulike typer arkivenheter, inkludert foto, kart og tegninger

• knytte ulike aktører til arkivenheten og definere aktørenes rolle i forhold til arkivenheten

• knytte arkivenheten til andre arkivenheter

• sette én eller flere klausuler på arkivenheten

• knytte elektroniske filer til alle typer arkivenheter

• angi hylleplassering

• registrere elektroniske lagringsenheter

Registreringsbildene består av en øvre del hvor man registrerer hovedopplysningene som id, navn og år og en nedre del med faner for detaljregistrering.

Registrere aktør

Registreringsbildet for aktør brukes til å…

• bygge opp en organisasjonsstruktur av aktører via relasjoner til andre aktører

• registrere samfunnsplassering med organisasjonskategori og næringskategori

• registrere adresse og topografi

• vedlikeholde en oversikt over navneendringer til et organ

• knytte en aktør til arkivenheter

• knytte til elektroniske filer

Utskrifter Det kan tas utskrift av alle visningsrutene i programmet; for arkiv, aktør, aksesjon og magasin. I tillegg er det ulike arkivlister, klausullister, aktørrapport, bestandsoversikter, reolskilt og etiketter. Det går også an å skrive ut en administrativ oversikt for å se hvor mange registreringer man har og hvilke endringer som er gjort siste år. Denne oversikten er utarbeidet for å kunne gi svar på de spørsmålene ABMU stiller i sin arkivstatistikk.

Søk

I søkefunksjonen er det mulig å gjøre et generelt fritekst søk, eller filtrere søk etter for eksempel periode, arkivenhetstype eller arkivskaperkategorier. Man kan velge hvor mange søkekriterier man vil og også gjøre søk innen allerede fremsøkte objekter.
Det går an å søke innen arkiv, aktør og aksesjon og det går an å bruke kriteriene fra tilknyttede aktører når man søker frem arkiv og aksesjoner.

Teknisk

Asta 5 har en trelags arkitektur. Dette gir en stor fleksibilitet i oppsettet. De tre "lagene" eller komponentene, som handler sammen og danner ASTA 5, er:

• En databasemotor, feks. Oracle 10gXE

• JBOSS-serveren

• Java-klienten

Alle disse nivåene er relativt krevende å kjøre, så vi anbefaler derfor relativt gode maskiner og mye minne til maskinvaren som skal håndtere programmet.

 

Hva er nytt med Asta 5 i forhold til Asta 3?

• Alle som kan logge seg på har lesetilgang til alle arkiv (så frem arkivenhetene ikke er begrenset med tilgangskode). Skrivetilgang har man først hvis man er knyttet til brukergrupper eller får objekttilgang.

• Serier med underserier ligger nå i et ekte hierarki

• Lagringsenheter er løsrevet fra arkivstykke. Dette betyr at mapper, foto osv. kan registreres rett under serie, men det er fortsatt et en-til-en forhold mellom stykke og lagringsenhet hvis man velger å bruke stykker

• Det er kommet til nye arkivenheter slik at man kan registrere den reelle strukturen bedre. Det gjelder å strukturere store arkiv med arkivdeler, skille ut og finne igjen egenartet materiale som fotoserier, kart og tegninger og å kunne beskrive elektroniskmateriale bedre ved bruk av lister og listeserier

• Det går an å knytte til filer til arkivenheter og aktører. Det gjelder både digitaliserte utgaver av materialet og dokumentasjon som er knyttet til objektene

• Det går an å knytte ulike relasjoner mellom arkiv og aktører. I Asta 3 hadde man bare arkivskapere nå er det mulig å beskrive hvem som har avlevert materialet, gitt det i gave, vært arkivskaper til en serie og å knytte til fotografer og kunstnere

Nærmere presentasjon av ASTA5