Hoveddelene i Asta

Arkiv

Et arkiv eller et enkeltarkiv er dokumenter som blir til som ledd i en virksomhet, det vil si dokumenter som mottas eller produseres som ledd i virksomheten hos en arkivskaper og som samles som resultat av denne virksomheten. I Asta kan et arkiv være skapt av flere arkivskapere. Den delen av ett arkiv som befinner seg i depotinstitusjonen kalles depotarkiv, mens den delen av arkivet som fremdeles befinner seg hos arkivskaperen, kalles feltarkiv. Depotarkiv og feltarkiv betraktes som deler av samme arkiv med felles arkivsignatur, de er bare i ulike faser av arkivets ”livssyklus".

Fotomodulen

Astas fotomodul gir mulighet for detaljert registrering av fotografier som tilhører arkivstykker og mapper i et arkiv. Fotomodulen er en enklere versjon av de mer avanserte fotoregistreringssystemene, og er ment å være et verktøy for registrering av fotografier som inngår som en del av et arkiv eller et rent fotoarkiv. Fotografier kan søkes frem fra søkebildet.

Arkivskaper

Det skilles mellom arkivskaper og arkiv i Asta. En arkivskaper er en organisatorisk enhet som skaper arkiv som ledd i sin virksomhet. En arkivskaper kan være et offentlig organ, en bedrift, en organisasjon, en institusjon, en stiftelse og liknende eller del av en slik enhet. I praksis kan det forekomme at en arkivskaper har skapt flere arkiver og at ett arkiv er skapt av flere arkivskapere.

Aksesjon og tilvekst

Aksesjon er det samlede arkivmaterialet som mottas av en depotinstitusjon i en og samme leveranse. En aksesjon består av en eller flere tilvekster. Begrepet aksesjon samler og erstatter innarbeidede begreper som avlevering, tilgang og tilvekst.
En tilvekst er den delen av en aksesjon som tilhører ett arkiv. Hvis materialet i aksesjonen inneholder deler som tilhører forskjellige arkiver, blir hver av disse delene en tilvekst.

Depotstyring

Depotstyring er betegnelsen på den delen av systemet som brukes til å holde oversikt over hvor aksesjoner, tilvekster, stykker og bestandsenheter plasseres i depot. For å beskrive arkivmaterialets plassering i depotet i Asta, må det først bygges opp en struktur som tilsvarer strukturen i virksomhetens fysiske depot. Strukturen må defineres med magasiner, reoler, fag og hyller. Depotstyringsdelen kan også brukes til å finne ledig plass i magasinene.

Kontakt med arkivskaper

Feltkontakt er betegnelsen på den delen av systemet som brukes til å holde oversikt over kontakten som depotinstitusjonen har med arkivskaper, og til registrering av arkivskaperens virksomhet som har betydning for behandlingen av materialet som skal mottas. Her registreres arkivplaner, arkivnøkler og journalsystemer som er eller har vært brukt, hvilken tilstand deler av arkivmaterialet har vært i på ulike tidspunkt og hva som skal følges opp videre i forhold til materialet som fremdeles befinner seg ute hos arkivskaperen.

Grunnregistre

Det følger en rekke grunnregistre med Asta. Grunnregistrene inneholder standardinformasjon som kan hentes under registreringen i stedet for å registrere dem manuelt. Det finnes ulike typer grunnregistre: geografiske registre med alle postnumre og steder i Norge, klassifikasjonskoder som bl.a. beskriver arkivskaperes virksomhet, fagregistre som bygges opp i institusjonene med oversikt over arkivnøkler og bevaringsvedtak m.m.

Sikkerhetssystemet

Sikkerhetssystemet skal gi brukerne nødvendig tilgang til programmoduler og registrert informasjon, og forhindre uvedkommende fra å endre data eller lese gradert informasjon. Tradisjonelle arkivopplysninger som ikke er konfidensielle, er søk- og lesbare for alle brukere.

Samkatalogen for privatarkiver

Asta er tilrettelagt for uttrekk av informasjon til Samkatalogen for privatarkiver, som er Riksarkivarens nasjonale register over privatarkiver som oppbevares i depotinstitusjoner. De feltene som har understreket ledetekst i Asta, inneholder informasjon som er aktuell for Samkatalogen. Informasjon som skal inngå i Samkatalogen, kan sendes til Riksarkivet.