ÅRSMELDING FOR STIFTELSEN ASTA 2007

1. Generelt

Stiftelsens formål

Stiftelsen Astas formål fremgår av §1 i vedtektene: Det overordnete målet er å fremme standardisering, kvalitetssikring og tilgjengeliggjøring av informasjon om arkivbestanden i offentlige og private virksomheter. Dette skal skje ved hjelp av informasjonssystemet Asta.

I tråd med dette skal stiftelsen:
a) distribuere programvaren Asta og yte brukerstøtte i tilknytning til den
b) utvikle programvaren både med forbedringer og justeringer og med nye funksjoner og moduler
c) drive arkivfaglig metodeutvikling og standardisering i tilknytning til programmet
d) holde kurs i Asta, samt etablere og utvikle et arkivfaglig forum
e) utarbeide og distribuere informasjonsmateriale om Asta
f) tilrettelegge programvaren med sikte på å gjøre arkivinformasjon lettere tilgjengelig for ulike brukergrupper, bl.a. gjennom elektroniske informasjonsnettverk
g) fremme stiftelsens arkivfaglige interesser overfor andre deler av kulturvernsektoren og sentrale myndigheter i forbindelse med etablering av felles databaser, informasjons-nettverk, registreringsstandarder o.l.
h) ordne arkiver på oppdrag fra arkivskapere og andre. Stiftelsen skal bidra til at arkiver av ulike media holder et høyt kvalitetsnivå før de settes bort eller avleveres til arkivinstitusjoner
i) påta seg oppdrag som fremmer stiftelsens mål

Styret

Styrets leder   Ole Gausdal, Riksarkivet
Nestleder        Terje Haram, LLP
Styremedlem Tine Berg Floater, Riksarkivet
Styremedlem Kjetil Reithaug, LLP
Varamedlem   Anne Margareta Hals, Riksarkivet
Varamedlem   Solveig Marie Halvorsen, LLP
Varamedlem   Trond Sirevåg, Riksarkivet
Varamedlem   Harriet Marie Terjesen, LLP

Revisor Astrid Golf

Styret hadde fire møter i 2007 og behandlet 35 saker.

Økonomistatus

Stiftelsen har siden 1998 hatt to hovedaktiviteter: Distribusjon og brukerstøtte på arkivinformasjonssystemet Asta, samt salg av konsulenttjenester knyttet til arkivordning og avlevering. I tillegg selger stiftelsen også konsulenttjenester innen arkivdanning og arkivundersøkelser.

Stiftelsens resultat var på kr. 289.465 i 2007, mot kr. –4 110 året før.

Den totale omsetningen i 2007 utgjorde kr. 12 124 168 mot kr. 10 484 934 året før. Dette utgjør en økning på 17 %. Årsaken til økt omsetting skyldes stor ordretilgang med påfølgende økt bemanning

Omsetningen i programvaredelen var på kr. 2.2 mill mot kr. 1.8 mill året før. Inntektene fra programvaren utgjorde kr. 804.125 (kr. 785.525 i 2006), i tillegg til kr. 76.000 i kurs- og brukerforuminntekter (kr. 133.300 i 2006).

Offentlige tilskudd fra ABMU til utvikling av programvaren utgjorde kr. 932.000 (kr. 902.000 i 2006). Kultur- og kirkedepartementet gav kr. 424.000 i generell driftsstøtte.

Omsetningen i oppdragsdelen var på kr. 9.7 mill mot kr. 8.7 mill i 2006.

Stiftelsen leier lokaler i Folke Bernadottes vei 21.

2. Programvaren Asta

Vedlikehold og videreutvikling av programvaren

Hovedtyngden av utviklingsarbeidet har i 2007 vært rettet mot Asta 5, i alt for kr.
1,74 mill (ekskl. egeninnsats).

Vi fikk ikke tildelt midler fra ABM-utvikling i 2007 til generell utvikling av Asta 5, men stiftelsen overførte kr. 432.000 av generelle ABMU-midler fra 2006. Stiftelsen fikk også tildelt kr. 600.000 til utvikling av en bestillingsfunksjon, samt at det ble overført kr. 500.000 til etablering av sentral produksjonsløsning fra 2006.

Asta 5 ble ferdigstilt i andre kvartal og i løpet av året ble programvaren tatt i bruk av 4 institusjoner. Selv om programvaren kunne tas i bruk, var det registrert over 300 kjente feil og mye av aktiviteten i 3. og 4. kvartal rettet seg derfor mot å rette feil som hindret en god flyt i produksjonen hos den enkelte kunde.

Byggingen av en bestillingsløsning ønsket vi å se i sammenheng med å etablere en felles søkefunksjon for alle Asta-brukere. Midlene som var avsatt til dette formålet ble derfor søkt overført til 2008.

Videreutviklingen og vedlikeholdet av Asta 3 er blitt utført av Mesan. Det ble kun foretatt små justeringer i forbindelse med å tilrettelegge for konvertering av data fra Asta 3 i 2007.

Det ble avholdt Asta-forum i november 2007. Det deltok 91 deltakere på arrangementet.

Stiftelsen hadde egen stand under ”Det norske Arkivmøtet” på Oslo Plaza 16.-18. april. Her ble programvaren presentert, og vi informerte om prosjektvirksomheten. En helt ny brosjyre som presenterer stiftelsen ble utarbeidet i forkant av arkivmøtet. Det ble også laget nye bannere til bruk som bakgrunn på standen.

Distribusjon av programvaren

Pr. 31.12.2007 var det 116 institusjoner som betalte vedlikeholdsavgift for Asta. Det kom 6 nye kunder i 2007 (6 året før). 3 kunder sa opp vedlikeholdsavtalen med virkning fra 2007. Det totale antallet lisenser pr. 31.12.2007 var 349 (311 året før), hvorav 65 (76 året før) enbrukere og 284 (235 året før) flerbrukerklienter (flerbrukerne er fordelt på 56 (49 året før) institusjoner).

Forestå opplæring og brukerstøtte

I løpet av 2007 ble det arrangert to grunnkurs i bruk av Asta 3 og syv grunnkurs i Asta 5.

Brukerstøttetelefonen for Asta var betjent hver dag i arbeidstiden. Vi har opprettet adressen asta5@arkivverket.no til eksklusiv bruk for feilmeldinger.

Stiftelsen bruker internettsidene aktivt som kanal mot kundene. Viktig informasjon og varsel om nyheter blir i tillegg distribuert via e-post.

3. Arkivordning og konsulentvirksomhet

Generelle utviklingstrekk

Kjernevirksomheten i 2007 var ordning av arkiver. Ordningsvirksomheten utgjorde 70% av inntektene. I 2007 kom 4,4% (3,5% i 2006) av de totale inntektene fra konsulenttjenester (prosjektledelse, bevarings- og kassasjonsplan, arkivnøkkel, kursvirksomhet) og 5,2 % kom fra salg av emballasje.

figur 1

Ved årsskiftet hadde vi totalt solgt tjenester for om lag 20 200 timer, noe som er om lag 800 under det antall timer det reviderte budsjettet la opp til. Dette skyldes i hovedsak tre forhold:

I forbindelse med en av våre Asta5 konsulenters avgang ble det satt av tid til kompetanseoverføring. Den medgåtte tid gikk på bekostning av produksjonen.
Konsulenten som jobber som tekniker for Asta 5 har fått disse oppgavene på full tid.
Stiftelsen har gått betydelig over tiden på to fastprisprosjekter.

Arkivordning

Ordningsvirksomheten er stiftelsens viktigste inntektskilde. Året har gitt oss inntekter noe over det forventete, noe som i hovedsak skyldes at vi har økt arbeidsstokken, samt at vi har økt den gjennomsnittlige timeprisen.
Tabellen under viser totale inntekter pr. mnd i ordningsvirksomheten, målt opp mot budsjetterte inntekter (rev. av juni -07).

figur 2

Det ble avsluttet ca. 50 ordnings- og arkivdanningsprosjekter i 2007. Totalt 20 004 timeverk ble fakturert, og dette innebar ordning av ca. 2 500 brutto hyllemeter med arkivmateriale. (2 500 hm. i 2006).

Ordretilgangen i 2007 har vært god. I løpet av året inngikk stiftelsen 42 avtaler på nye prosjekter eller på utvidelse av eksisterende prosjekter. Disse utgjorde til sammen ca. 18.000 timeverk. Tre av prosjektene var store anbudskonkurranser. Stiftelsen vant alle anbudskonkurranser vi deltok i i løpet av året.

Ved årsskiftet 2007/08 var stiftelsens kontraktsfestede ordrereserve på ca. 33.400 timer, mens den ved forrige årsskifte var ca. 37.000 timer.

Stiftelsen har i tillegg ca. 20 konkrete tilbud på til sammen ca. 8.500 timeverk ute på markedet. Disse har en verdi på mellom 4 og 5 millioner kroner.

Andre konsulenttjenester

Stiftelsen har tradisjonelt ikke tatt på seg eller blitt tilbudt mange oppdrag ut over ren ordningsvirksomhet. Det siste året har imidlertid gitt oss en markant økning innen denne typen oppdrag. Stiftelsen har i hele 2007 lagt inn egne timer til prosjektledelse på alle sine ordnings- og avleveringsprosjekter. Disse faktureres til en høyere timepris enn vanlig. Figuren under viser forskjellen i forventete og faktiske inntekter innenfor prosjektledelse/ utredningsvirksomhet.

figur 3

Stiftelsen utarbeidet flere forprosjektrapporter for ulike kunder i løpet av 2007. Disse forprosjektene innebar en kartlegging av kundens arkivbestand, samt en beskrivelse av tiltak som måtte gjøres i en bortsettings- og avleveringsprosess. Vi gjennomførte 6 forprosjekter for slike kunder, noe som i de fleste tilfellene resulterte i at vi senere inngikk avtaler om ordning av arkivene vi hadde kartlagt.

Stiftelsen var i løpet av året involvert i 1 prosjekt der vi reviderte arkivnøkkel for kunden, samt at vi sluttførte tre nøkler som ble påbegynt året før. Vi utarbeidet bevarings- og kassasjonsregler for to kunder, mens vi inngikk flere slike prosjekter i løpet av året. Disse vil bli gjennomført i 2008.

Ordningskurs og foredrag

Ansatte i stiftelsen holdt ulike foredrag om arkivteori og arkivordning i 2007.
Stiftelsen holdt i mars et ordningskurs for ansatte i Høgskolen i Telemark, som selv skal ordne sine arkiver for avlevering. Et todagers ordnings- og arkivteorikurs ble holdt for Statskog i Namsos i august. Stiftelsens medarbeidere reiste deretter til Mo i Rana, Lillehammer og Drevsjø for å følge opp kursdeltagerne. Stiftelsen har generelt fått svært gode tilbakemeldinger i etterkant av foredrag og kurs.

Stiftelsen har også hatt en faglig oppfølging på et ordningsprosjekt i Sjøfartsdirektoratet.

Personalsituasjonen

Ved utgangen av 2007 var det ansatt 18 arkivkonsulenter samt én konsulent på timebasis (ca. 17,2 årsverk). Det ble i løpet av året avsatt to årsverk til å følge opp og tilrettelegge for vedlikeholdet, nyutviklingen, konvertering, distribusjon og kursvirksomhet rundt programvaren Asta 5. Administrasjonen består av daglig leder, administrasjonssjef og avdelingsleder. Til sammen var det ved årets utgang ansatt 24 personer i stiftelsen.

Arbeidsstokken har blitt utvidet med 5 ansatte i løpet av året. To fast ansatte sa opp sine stillinger i løpet av året. Netto tilvekst på 3 personer.

Stiftelsen hadde et sykefravær på 1,9 %. Tabellen under viser tallene for 2007.

2007	Totalt		Inkl. syke barn
Sykefraværsdager	1,9	%	2,6	%
Sykefraværsdager uten langtid	1,9	%	2,6	%

Stiftelsen Asta inngikk i 2006 en avtale med Mølla Kompetansesenter om hospitering for en kursdeltager fra deres ”Funksjonshemmede i arbeid”-prosjekt. Avtalen ble fornyet og gjort gjeldende for 2007 med 50% ansettelse gjennom NAV.

Det ble avholdt 3 personalmøter i 2007.

Medarbeidersamtaler ble gjennomført i løpet av mai-august.

De ansatte har deltatt på følgende kurs/seminarer:

4 ansatte startet arkivstudiet ved Høgskolen i Oslo
Alle ansatte deltok på et to-dagers prosjektstyringsseminar i Oslo

Stiftelsen reiste på faglig tur til Edinburgh i 11.-12. oktober. Nasjonalarkivet og det skotske parlamentet var planlagt besøkt. Besøket i parlamentet måtte dessverre utgå pga. store forsinkelser i flytrafikken.

Ledelsen var på et todagers ledelsesseminar i København 19.-20. september. Her ble aktuelle saker behandlet og langsiktige strategier utarbeidet.

Det er blitt avholdt regelmessige faglige forum hvor eksterne forelesere tar for seg ulike faglige tema. Det ble i høst også gjennomført en idrettsdag (”Astalympics”) på idrettshøgskolen, etterfulgt av sosialt samvær.

Følgende faglige forum er blitt holdt:
16.11 orientering om arkivutdanningen i Tyskland – Marcus Liebold
16.03 ”Fotografier. Behandling av Fotografier”. - Aase Lange
16.02 Forsikringsordningen vår - Vesta