ÅRSMELDING FOR STIFTELSEN ASTA 2006

1. Generelt

Stiftelsens formål

Stiftelsen Astas formål fremgår av § 1 i vedtektene: Det overordnete målet er å fremme standardisering, kvalitetssikring og tilgjengeliggjøring av informasjon om arkivbestanden i offentlige og private virksomheter. Dette skal skje ved hjelp av informasjonssystemet Asta.

I tråd med dette skal stiftelsen:

• distribuere programvaren Asta og yte brukerstøtte i tilknytning til den

• utvikle programvaren både med forbedringer og justeringer og med nye funksjoner og moduler

• drive arkivfaglig metodeutvikling og standardisering i tilknytning til programmet

• holde kurs i Asta, samt etablere og utvikle et arkivfaglig forum

• utarbeide og distribuere informasjonsmateriale om Asta

• tilrettelegge programvaren med sikte på å gjøre arkivinformasjon lettere tilgjengelig for ulike brukergrupper, bl.a. gjennom elektroniske informasjonsnettverk

• fremme stiftelsens arkivfaglige interesser overfor andre deler av kulturvernsektoren og sentrale myndigheter i forbindelse med etablering av felles databaser, informasjons-nettverk, registreringsstandarder o.l.

• ordne arkiver på oppdrag fra arkivskapere og andre. Stiftelsen skal bidra til at arkiver av ulike media holder et høyt kvalitetsnivå før de settes bort eller avleveres til arkivinstitusjoner

• ta seg oppdrag som fremmer stiftelsens mål

Styret

Styret for Stiftelsen Asta har hatt følgende sammensetning i 2006:
Terje Haram (leder), LLP
Ivar Fonnes (nestleder, til september), RA
Ole Gausdal (nestleder, fra september), RA
Tine Berg Floater (styremedlem), Riksarkivaren
Ingrid Nøstberg (styremedlem), LLP
Anne Hals (varamedlem), Riksarkivaren
Trond Sirevåg (varamedlem), Riksarkivaren
Ola Tovmo (varamedlem), LLP
Ståle Prestøy (varamedlem), LLP

Styret hadde fire møter i 2006 og behandlet 36 saker.

Økonomistatus

Stiftelsen har siden 1998 hatt to hovedaktiviteter: Distribusjon og brukerstøtte på arkivinformasjonssystemet Asta, samt salg av konsulenttjenester knyttet til arkivordning og avlevering. I tillegg selger stiftelsen også konsulenttjenester innen arkivdanning og arkivundersøkelser. Stiftelsens resultat var på kr. -4 110 i 2006 mot kr. -162.858  året før.

Den totale omsetningen i 2006 utgjorde 10 484 934 mot kr. 9 157 412 i 2005.

Omsetningen i programvaredelen var på kr. 1 792 025 mot kr. 2 617 018 året før. Inntektene fra programvaren utgjorde kr. 785 525 (kr. 673 000 i 2005), i tillegg til kr. 133 300 i kurs- og brukerforuminntekter (kr. 68 600 i 2005). Offentlige tilskudd utgjorde kr. 902 000 (kr. 1 871 000 i 2005). Kultur- og kirkedepartementet gav kr. 312 000 i generell driftsstøtte. Programvaredelen befinner seg i en overgangsfase pga. utviklingen med Asta 5, noe som preger salget av programvaren og behovet for kurs. Mange potensielle kunder venter med å anskaffe Asta til den nye utgaven er ferdig.

Omsetningen i oppdragsdelen var på kr. 8 692 910 mot kr. 6 540 395 i 2005.

Stiftelsen leier lokaler i Riksarkivbygningen.

Personalsituasjonen

Ved utgangen av 2006 var det ansatt 19 arkivkonsulenter samt én konsulent på timebasis (ca. 12,1 årsverk). Administrasjonen består av daglig leder, administrasjonssjef og avdelingsleder.

Arbeidsstokken har blitt utvidet med 5 ansatte i løpet av året. Fem midlertidige arkivkonsulenter ble ansatt i fast stilling. En fast og to midlertidige ansatte sa opp sine stillinger i løpet av året.

Stiftelsen Asta inngikk en avtale med Mølla Kompetansesenter om hospitering for en kursdeltager fra deres ”Funksjonshemmede i arbeid”-prosjekt. Denne avtalen gjaldt for fem måneder, og han gikk deretter over til 50% ansettelse gjennom NAV. For denne perioden fikk stiftelsen lønnstilskudd fra NAV.

Det ble avholdt 2 personalmøter i 2006. Medarbeidersamtaler ble gjennomført i løpet av juni.

De ansatte har deltatt på følgende kurs/seminarer:
- Administrasjonssjef deltok på et halvdagskurs i den nye bokføringsloven arrangert av skattebetalerforeningen
- Tre arkivkonsulenter deltok på ”Grunnkurs i arkiv og dokumentbehandling” over tre dager i regi av Oslo byarkiv.
- Fire arkivkonsulenter fikk en innføring i behandling av elektronisk arkiv i forbindelse med konvertering og deponering. Dette ble gitt i forbindelse med et faglig forum.
- Avdelingsleder og administrasjonssjef deltok på dagskurset ”oppfølging av sykemeldte” hos Info Tjenester.

Stiftelsen reiste på faglig tur til Riga i 19.-22. november. Nasjonalarkivet og Det Statlige Audiovisuelle arkivet ble besøkt.

Det er blitt avholdt regelmessige faglige forum hvor eksterne forelesere tar for seg ulike faglige tema.

Følgende faglige forum er blitt holdt:
03.03. "Utarbeidelse av kassasjonssøknader", med Tor Anton Gaarder
17.03. "Folketellingsprosjektet", med Anette Walmann
21.04. "Elektronisk journal og arkiv i Oslo kommune" med Morten Brøten
16.06 ”Privatarkiver” Bjørn Bering
01.09 "Etikk i arkivaryrket", med Kåre Olsen.
27.10 ”Offentlighets- og forvaltningslov, klausulering og innsyn” Tor Breivik
15.12 Høgskolen i Oslo Med Egil Bolaug

Hver fredag samles de ansatte til sosialt og faglig samvær. Samværet er også blitt benyttet til å informere de ansatte om utviklingen i stiftelsen.

2. Programvaren Asta

Vedlikehold og videreutvikling av programvaren

Hovedtyngden av utviklingsarbeidet har i 2006 vært rettet mot den nye utgaven, i alt for kr.
2 042 000 (ekskl. egeninnsats). Vi fikk i 2006 tildelt kr. 800 000 fra ABM-utvikling til generell utvikling av Asta 5 og kr. 500 000 til etablering av sentral produksjonsløsning løsning. Løsningen med å etablere en felles Asta-database ble utsatt til 2007.

Videreutviklingen og vedlikeholdet av Asta 3 er blitt utført av Mesan. Asta 3 ble videreutviklet for kr. 42 000 i 2006.

Det ble avholdt Asta-forum i november 2006. Arrangementet samlet litt over 100 deltakere.

Distribusjon av programvaren

Pr. 31.12.2006 var det 112 institusjoner som betalte vedlikeholdsavgift for Asta. Det kom 6 nye kunder i 2006 (4 året før). 4 kunder byttet fra enbruker til flerbrukerløsning. 3 kunder sa opp vedlikeholdsavtalen med virkning fra 2006. Det totale antallet lisenser pr. 31.12.2006 var 322 (304 året før), hvorav 81 (89 året før) enbrukere og 241 (215 året før) flerbrukerklienter (flerbrukerne er fordelt på 49 (39 året før) institusjoner).

Forestå opplæring og brukerstøtte

I løpet av 2006 ble det arrangert to grunnkurs i bruk av programvaren.

Brukerstøttetelefonen for Asta var betjent hver dag i arbeidstiden.

Stiftelsen bruker internettsidene aktivt som kanal mot kundene. På sidene legger vi ut revidert bruker­dokumentasjon, installasjonsbeskrivelser og oppdateringer (bugfixer og patcher). Viktig informasjon og varsel om nyheter blir i tillegg distribuert via e-post.

3. Arkivordning og konsulentvirksomhet

Generelle utviklingstrekk

Kjernevirksomheten i 2006 var ordning av arkiver, og den utgjorde 75% av inntektene. I 2006 kom 3,5 % av de totale inntektene fra konsulenttjenester (prosjektledelse, arkivplan, arkivnøkkel, kursvirksomhet) og 4,3 % kom fra salg av emballasje Ved årsskiftet hadde vi totalt solgt tjenester for om lag 4 000 timer mer enn budsjettert (se diagram for månedlig inntekt i forhold til budsjetterte inntekter).

 

Arkivordning

Det ble avsluttet 36 ordnings- og arkivdanningsprosjekter i 2006. Totalt 20 004 timeverk ble fakturert, og dette innebar ordning av ca. 2 500 brutto hyllemeter med arkivmateriale. (2 100 hm. i 2005).

Ordretilgangen i 2006 har vært meget god. I løpet av året inngikk stiftelsen 44 avtaler på nye prosjekter eller på utvidelse av eksisterende prosjekter. Disse utgjorde til sammen ca. 27 000 timeverk. To av prosjektene var store anbudskonkurranser. Ved årsskiftet 2006/07 var stiftelsens kontraktsfestede ordrereserve på ca. 37 000 timer, mens den ved forrige årsskifte var ca. 28 000 timer.

Stiftelsen har i tillegg konkrete tilbud til en verdi av ca. 10 000 timeverk ute på markedet.

Andre konsulenttjenester

Stiftelsen har i løpet av 2006 gjennomført et prosjekt for Bystyrets sekretariat i Oslo kommune. Her ble det utarbeidet forslag til bevarings- og kassasjonsregler for valgmateriale.

Stiftelsen bisto Arbeids- og sosialdepartementet i startfasen i forbindelse med deres innføring av nytt elektronisk arkiv, og vi deponerte en journalbase til Riksarkivet.

Stiftelsen gjennomførte flere forprosjekter for ulike kunder i løpet av 2006. Disse forprosjektene innebar en kartlegging av kundens arkivbestand, samt en beskrivelse av tiltak som måtte gjøres i en bortsettings- og avleveringsprosess. Vi utarbeidet forprosjektrapporter til disse kundene, og dette resulterte i at vi i de fleste tilfeller senere inngikk avtaler om ordning av arkivene vi hadde kartlagt.

Stiftelsen var involvert i tre prosjekter der vi reviderte arkivnøkkel for kunden.

Ordningskurs

Ansatte i stiftelsen holdt ulike foredrag og et todagers ordningskurs for Sjøfartsdirektoratet i november i 2006.