Stiftelsen Asta
ASTA 5

ÅRSMELDING FOR STIFTELSEN ASTA 2005

1. Generelt

Stiftelsens formål

Stiftelsen Astas formål fremgår av § 1 i vedtektene: Det overordnete målet er å fremme standardisering, kvalitetssikring og tilgjengeliggjøring av informasjon om arkivbestanden i offentlige og private virksomheter. Dette skal skje ved hjelp av informasjonssystemet Asta.

I tråd med dette skal stiftelsen:

Styret

Styret for Stiftelsen Asta har hatt følgende sammensetning i 2005:

Ivar Fonnes (leder), RA
Terje Haram (nestleder), LLP
Tine Berg Floater (styremedlem), Riksarkivaren
Ole Myhre Hansen (styremedlem), LLP (jan-mai)
Ingrid Nøstberg (styremedlem), LLP (mai-des)
Anne Hals (varamedlem), Riksarkivaren
Trond Sirevåg (varamedlem), Riksarkivaren
Ola Tovmo (varamedlem), LLP
Ståle Prestøy (varamedlem), LLP

Styret hadde fire møter i 2005 og behandlet 41 saker.

Økonomistatus

Stiftelsen har siden 1998 hatt to hovedaktiviteter: Distribusjon og brukerstøtte på arkivinformasjonssystemet Asta, samt salg av konsulenttjenester knyttet til arkivordning og avlevering. I tillegg selger stiftelsen også konsulenttjenester innen arkivdanning og arkivundersøkelser. Stiftelsens resultat var på kr. -162.858 i 2005, mot kr. 917 i overskudd året før.

Den totale omsetningen i 2005 utgjorde kr. 9 157 412 mot kr. 9 486 619 i 2004.

Omsetningen i programvaredelen var på kr. 2 617 018, mot kr. 2 936 290 året før. Inntektene fra programvaren utgjorde kr. 673 000 (kr. 759 290 i 2004), i tillegg til kr. 68 600 i kurs-inntekter (kr. 177 000 i 2004). Offentlige tilskudd utgjorde kr. 1 871 000 (kr. 2 000 000 i 2004). Kultur- og kirkedepartementet gav kr. 306 000 i generell driftsstøtte. Programvaredelen befinner seg i en overgangsfase pga. utviklingen med Asta 5, noe som preger salget av programvaren og behovet for kurs. Mange potensielle kunder venter med å anskaffe Asta til den nye utgaven er ferdig.

Omsetningen i oppdragsdelen var på kr. 6 540 395 mot kr. 6 372 315 i 2004.

Personalsituasjonen

Ved utgangen av 2005 var det ansatt 12 arkivkonsulenter samt én konsulent på timesbasis (ca. 12,1 årsverk). Stiftelsen har i tillegg engasjert tre konsulenter gjennom Manpower i perioden juni - desember. Administrasjonen består av daglig leder og to avdelingsledere.

Arbeidsstokken har blitt utvidet med 3 ansatte i løpet av året, en arkivkonsulent ble ansatt i fast stilling i februar og ny avdelingsleder ble ansatt etter internt opprykk. Ny daglig leder ble tilsatt i september.

Stiftelsen hadde i andre kvartal en person i arbeidspraksis fra Aetat i 2,5 måneder.

To medarbeidere gikk ut i fødselspermisjon i løpet av 2005.

Det ble avholdt 2 personalmøter i 2005, samt ett heldags personalseminar. Medarbeidersamtaler ble gjennomført i løpet av mai 2005.

De ansatte har deltatt på følgende kurs/seminarer: To arkivkonsulenter deltok på et kurs i formidling, som ble arrangert av ABM-utvikling. Avdelingsleder deltok på et todagers kurs i "bevaring- og kassasjon" på Riksarkivet i regi av Arkivverkets kompetanseprogram. Alle i administrasjonen deltok på et kurs i "vanskelige personalsaker" hos Mentor.

Stiftelsen reiste på faglig tur til London i september. National Archives og The Rotchild Archive ble besøkt.

I løpet av høsten ble det etablert et månedlig faglig forum hvor eksterne forelesere tar for seg ulike faglige tema. Hver fredag samles de ansatte til sosialt og faglig samvær hvor administrasjonen også informerer om virksomheten, og hvor de ansatte har anledning til å ta opp faglige spørsmål.

2. Programvaren Asta

Vedlikehold og videreutvikling av programvaren

Stiftelsen Asta har hatt en langsiktig vedlikeholdsavtale for programvaren Asta med Software Innovation, og har i 2005 betalt en avgift på kr. 73 688 for at firmaet skal vedlikeholde kompetanse på Asta og rette feil som dukker opp. Asta ble verifisert for Oracle 9.2. I tillegg ble det gjort justeringer bl.a. i depotstyringen, og foto som tidligere ikke ble overført til nytt arkiv ved endring av signatur, kommer nå med. Rettelsene ble samlet i en bugfix for Asta 3.3, som kan lastes ned fra stiftelsens internettsider. Dagens Asta ble videreutviklet for kr. 33 060 i 2005. Vedlikeholdsavtalen med Software Innovation ble sagt opp 31.03.2005.

Hovedtyngden av utviklingsarbeidet har i 2005 vært rettet mot den nye utgaven, i alt for kr.

2 978 140. Deler av summen aktiveres i perioden 2006-2010. Programmet vil bli lansert og distribuert i 2006. Vi fikk i 2005 tildelt kr. 1 365 000 fra ABM-utvikling og kr. 200 000 fra Riksarkivaren til utviklingen av nye Asta.

Løsningen med en felles Asta-database ble lagt på is i 2005 for å kunne prioritere ferdigstillelsen av ASTA 5. Stiftelsen har søkt og mottatt midler fra ABMU for å kunne etablere løsningen i 2006.

Det ble ikke avholdt brukerforum i 2005.

Distribusjon av programvaren

Pr. 31.12.2005 var det 112 institusjoner som betalte vedlikeholdsavgift for Asta. Det kom fire nye kunder i 2005 (syv året før) og én kunde utvidet antall lisenser. Fem kunder sa opp vedlikeholdsavtalen med virkning fra 2005. Det totale antallet lisenser pr. 31.12.2005 var 304 (297 året før), hvorav 89 (90 året før) enbrukere og 215 (212 året før) flerbrukerklienter (flerbrukerne er fordelt på 39 (42 året før) institusjoner).

Forestå opplæring og brukerstøtte

I løpet av 2005 ble det arrangert to grunnkurs i bruk av programvaren. Ett måtte avlyses. Kursene samlet i alt 18 deltakere, som er en reduksjon på 17 fra året før. I tillegg ble det holdt et bedriftsinternt Asta-kurs for Norsk Oljemuseum i Stavanger. Det har ikke meldt seg nok deltakere til å arrangere flere kurs i fotomodulen.

Brukerstøttetelefonen for Asta er betjent hver dag i arbeidstiden. Enkle spørsmål besvares direkte, mens mer tekniske problemstillinger i noen tilfeller sendes videre til Software Innovation.

Stiftelsen bruker internettsidene aktivt som kanal mot kundene. På sidene legger vi ut revidert brukerdokumentasjon, installasjonsbeskrivelser og oppdateringer (bugfixer og patcher). Viktig informasjon og varsel om nyheter blir også distribuert via e-post.

3. Arkivordning og konsulentvirksomhet

Generelle utviklingstrekk

Kjernevirksomheten i 2005 var ordning av arkiver, og det utgjorde 67 % av inntektene. I 2005 kom 2 % av de totale inntektene fra konsulenttjenester (prosjektledelse, arkivplan, arkivnøkkel, kursvriksomhet). På grunn av en del sykdom og uttak av ferie var ASTA en del på etterskudd i forhold til budsjettet frem til mai. Tiltak ble iverksatt, og flere ansettelser og nedgang i sykdomsfravær medførte at vi fra og med juni begynte å ta igjen etterslepet. Ved årsskiftet hadde vi totalt jobbet 286 timer mer en budsjettert (se diagram for månedlig utvikling for antall timer jobbet i forhold til budsjett).

Arkivordning

Det ble avsluttet 32 ordningsprosjekter i 2005. Totalt 16 050 timesverk ble fakturert, og dette innebar ordning av ca. 2100 brutto hyllemeter med arkivmateriale. (1 900 hm. i 2004).

Ordretilgangen i 2005 har vært meget god. Ved årsskiftet 2005/06 var stiftelsens kontraktsfestede ordrereserve på 28 250 timer, mens den ved forrige årsskiftet var 19 300 timer. I løpet av året er det inngått ca. 30 avtaler på til sammen 25 600 timer.

Andre konsulenttjenester

Stiftelsen har vært involvert i to kartleggingsoppdrag, for Justisdepartementet og Utdannings- og forskningsdepartementet.

Vi har utarbeidet ny arkivnøkkel for Nasjonalt folkehelseinstitutt, og vært rådgivere i anskaffelsesprosessen av program for elektronisk saksbehandling samme sted.

Vi har sluttført arkivplanen for Statens forvaltningstjeneste og utarbeidet bevarings- og kassasjonsplan for Post- og teletilsynet.

Ordningskurs

Det ble ikke avholdt ordningskurs i 2005.

Samarbeidet med Riksarkivet og Statsarkivet i Oslo

Stiftelsen leier lokaler i Riksarkivbygningen. Samarbeidet under veiledning fra Statsarkivet i Oslo og Riksarkivet har fungert fint. Stiftelsen er godt fornøyd med bistanden som ytes. Stiftelsen har også fått god veiledning fra Oslo byarkiv.