ÅRSMELDING FOR STIFTELSEN ASTA 2004

1. Generelt

Stiftelsens formål
Stiftelsen Astas formål fremgår av § 1 i vedtektene: Det overordnete målet er å fremme standardisering, kvalitetssikring og tilgjengeliggjøring av informasjon om arkivbestanden i offentlige og private virksomheter. Dette skal skje ved hjelp av informasjonssystemet Asta.

I tråd med dette skal stiftelsen:
a) distribuere programvaren Asta og yte brukerstøtte i tilknytning til den
b) utvikle programvaren både med forbedringer og justeringer og med nye funksjoner og moduler
c) drive arkivfaglig metodeutvikling og standardisering i tilknytning til programmet
d) holde kurs i Asta, samt etablere og utvikle et arkivfaglig forum
e) utarbeide og distribuere informasjonsmateriale om Asta
f) tilrettelegge programvaren med sikte på å gjøre arkivinformasjon lettere tilgjengelig for ulike brukergrupper, bl.a. gjennom elektroniske informasjonsnettverk
g) fremme stiftelsens arkivfaglige interesser overfor andre deler av kulturvernsektoren og sentrale myndigheter i forbindelse med etablering av felles databaser, informasjonsnettverk, registreringsstandarder o.l.
h) påta seg oppdrag som fremmer stiftelsens mål

Styret
Styret for Stiftelsen Asta har hatt følgende sammensetning i 2004:
Snorre Øverbø (leder), LLP
Torkel Thime (nestleder), Riksarkivaren
Ivar Fonnes (styremedlem), Riksarkivaren
Terje Haram (styremedlem), LLP
Anne Hals (varamedlem), Riksarkivaren
Trond Sirevåg (varamedlem), Riksarkivaren
Ingrid Nøstberg (varamedlem), LLP

Styret hadde tre møter i 2004 og behandlet 35 saker.

Økonomistatus
Stiftelsen har siden 1998 hatt to hovedaktiviteter: Distribusjon og brukerstøtte på arkivinformasjonssystemet Asta, samt salg av konsulenttjenester knyttet til arkivordning og avlevering. I tillegg har stiftelsen begynt å markedsføre konsulenttjenester innen arkivdanning og arkivundersøkelser. Stiftelsens resultat var på kr. 917 i 2004, mot kr. 155 981 i overskudd året før.

Omsetningen i programvaredelen var på kr. 2 936 290, mot kr. 1 220 924 året før. Inntektene fra programvaren utgjorde kr. 759 290 (kr. 679 274 i 2003), i tillegg til kr. 177 000 i kurs- og brukerforum-inntekter (kr. 170 650 i 2003). Offentlige tilskudd utgjorde kr. 2 000 000 (kr. 300.000 i 2003).

Omsetningen i oppdragsdelen var på kr. 6 372 315, mot kr. 7 596 642 i 2003.

Personalsituasjonen
Ved utgangen av 2004 var det ansatt ni arkivkonsulenter og én prosjektleder (9,5 årsverk). Administrasjonen består av daglig leder og to avdelingsledere. Arbeidsstokken har blitt redusert med tre ansatte i løpet av året, en arkivkonsulent og to prosjektledere har sluttet. Ingen nye er blitt ansatt, men de to avdelingslederne har arbeidet med oppdrag i noe under en halv stilling hver. Vi har i tillegg hatt to vikar som har arbeidet ca. et halvt år hver.

Det ble avholdt fem personalmøter i 2004, og det har blitt gjennomført medarbeidersamtaler på nyåret 2004.

De ansatte har deltatt på følgende kurs/seminarer: To personer deltok på kurs i praktisk fotooppbevaring (1 dag). Etter ønske fra de ansatte ble det ikke arrangert noen faglig tur i 2004, med forventning om at det i stedet arrangeres en større tur i 2005.

2. Programvaren Asta

Vedlikehold og videreutvikling av programvaren
Stiftelsen Asta har en langsiktig vedlikeholdsavtale for programvaren Asta med Software Innovation, og har i 2004 betalt en avgift på kr. 293 000 for at firmaet skal vedlikeholde kompetanse på Asta og rette feil som dukker opp. Dagens Asta ble videreutviklet for kr. 14 250 i 2004. Det ble distribuert en patch, Asta 3.3.1, 30.1.2004 med endringer og forbedringer i fotomodulen, utviklet i 2003. Det er også klargjort en bugfix 3.3.1.1 (magasinstyring) 12.5.2004, som er blitt distribuert på forespørsel.

Hovedtyngden av utviklingsarbeidet har i 2004 vært rettet mot den nye utgaven, i alt for kr. 3 057 396 (kr. 1 470 000 aktiveres først i 2005 og 2006). Programmet vil bli lansert og distribuert i 2005. Vi fikk i 2004 tildelt kr. 750 000 fra ABM-utvikling og kr. 450 000 fra Riksarkivaren til utviklingen av nye Asta.

Vi har arbeidet videre med en løsning for en felles Asta-database. Ved å etablere en sentral Asta-database kan brukerne få en enklere drift av Asta-basen. Det vil også være et viktig skritt i retning av å etablere en felles portal for søk mot (alle) norske arkivkataloger. Vi har innhentet tilbud på drift av en felles Asta-database, og har søkt om utviklingsstøtte fra ABM-utvikling.

Det ble holdt brukerforum på Oslo byarkiv 16. februar 2004 med 49 deltagere (61 i 2003). Tema var nye Asta og sentral Asta-base. Vi avholdt også et brukermøte i desember 2004 for å vise status for nye Asta etter utviklingen i 2004. Det deltok 37 personer.

Distribusjon av programvaren
Pr. 31.12.2004 var det 117 institusjoner som betalte vedlikeholdsavgift for Asta. Det kom 7 nye kunder i 2004 (11 året før), og to kunder sa opp vedlikeholdsavtalen med virkning fra 2004. Det totale antallet lisenser pr. 31.12.2004 var 297 (284 året før), hvorav 90 (92 året før) enbruker- og 212 (192 året før) flerbrukerklienter (flerbrukerne er fordelt på 42 (38 året før) institusjoner).

Forestå opplæring og brukerstøtte
Det har vært en jevn interesse for Asta-kurs. I løpet av 2004 ble det arrangert fire grunnkurs i bruk av programvaren. Kursene samlet i alt 35 deltakere, som er en økning på to fra året før. Det ble også holdt et eget kurs i fotomodulen i mars med seks deltakere (en mindre enn året før). Det har ikke meldt seg nok deltakere til å arrangere flere kurs i fotomodulen.

Brukerstøttetelefonen for Asta er betjent hver dag i arbeidstiden. Enkle spørsmål besvares direkte, mens mer tekniske problemstillinger i noen tilfeller sendes videre til Software Innovation.

Stiftelsen bruker internettsidene aktivt som kanal mot kundene. Internettsidene ble løpende oppdatert og videreutviklet i 2004. På sidene legger vi ut revidert bruker¬dokumentasjon, installasjonsbeskrivelser og oppdateringer (bugfixer og patcher). Viktig informasjon og varsel om nyheter blir også distribuert via e-post.

3. Arkivordning og konsulentvirksomhet

Generelle utviklingstrekk
Kjernevirksomheten i 2004 var ordning av arkiver, og det utgjorde 67 % av inntektene. I 2004 kom 9 % av de totale inntektene fra konsulenttjenester (prosjektledelse, arkivplan, arkivnøkkel).

Arkivordning
Det ble avsluttet 22 ordningsprosjekter i 2004, som omfattet ordning av ca. 1 900 hm. brutto (1 400 hm. i 2003).

Andre konsulenttjenester
Stiftelsen har vært involvert i to kartleggingsoppdrag, for Justisdepartementet og Utdannings- og forskningsdepartementet. Vi har utarbeidet ny arkivnøkkel for Nasjonalt folkehelseinstitutt, og vært rådgivere i anskaffelsesprosessen av program for elektronisk saksbehandling samme sted. Vi har sluttført arkivplanen for Statens forvaltningstjeneste og utarbeidet bevarings- og kassasjonsplan for Post- og teletilsynet.

Ordningskurs
Det ble avholdt ett ordningskurs i 2004 for Universitetet i Bergen.

Samarbeidet med Riksarkivet og Statsarkivet i Oslo
Stiftelsen leier lokaler i Riksarkivbygningen. Samarbeidet under veiledning fra Statsarkivet i Oslo og Riksarkivet har fungert fint. Stiftelsen er godt fornøyd med bistanden som ytes. Stiftelsen har også fått god veiledning fra Oslo byarkiv.