ÅRSMELDING FOR STIFTELSEN ASTA 2003

1. Generelt

Stiftelsens formål
Stiftelsen Astas formål fremgår av § 1 i vedtektene: Det overordnete målet er å fremme standardisering, kvalitetssikring og tilgjengeliggjøring av informasjon om arkivbestanden i offentlige og private virksomheter. Dette skal skje ved hjelp av informasjonssystemet Asta.

I tråd med dette skal stiftelsen:
a) distribuere programvaren Asta og yte brukerstøtte i tilknytning til den
b) utvikle programvaren både med forbedringer og justeringer og med nye funksjoner og moduler
c) drive arkivfaglig metodeutvikling og standardisering i tilknytning til programmet
d) holde kurs i Asta, samt etablere og utvikle et arkivfaglig forum
e) utarbeide og distribuere informasjonsmateriale om Asta
f) tilrettelegge programvaren med sikte på å gjøre arkivinformasjon lettere tilgjengelig for ulike brukergrupper, bl.a. gjennom elektroniske informasjonsnettverk
g) fremme stiftelsens arkivfaglige interesser overfor andre deler av kulturvernsektoren og sentrale myndigheter i forbindelse med etablering av felles databaser, informasjonsnettverk, registreringsstandarder o.l.
h) påta seg oppdrag som fremmer stiftelsens mål

Styret
Styret for Stiftelsen Asta har hatt følgende sammensetning i 2003:
Ivar Fonnes (leder), Riksarkivaren
Terje Haram (nestleder), LLP
Torkel Thime (styremedlem), Riksarkivaren
Snorre Øverbø (styremedlem), LLP
Anne Hals (varamedlem), Riksarkivaren
Trond Sirevåg (varamedlem), Riksarkivaren
Inger Sneve Olsen (varamedlem), LLP

Styret hadde tre møter i 2003 og behandlet 35 saker.

Økonomistatus
Stiftelsen har siden 1998 hatt to hovedaktiviteter: Distribusjon og brukerstøtte på arkivinformasjonssystemet Asta, samt salg av konsulenttjenester knyttet til arkivordning og avlevering. I tillegg har stiftelsen begynt å markedsføre konsulenttjenester innen arkivdanning og arkivundersøkelser. Stiftelsen fikk et årsoverskudd på kr. 155 981 etter skatt, mot kr.
1 068 648 i 2002.

Omsetningen i programvaredelen var på kr. 1 220 924, mot kr. 1 131 994 året før. Inntektene fra programvaren utgjorde kr. 679 274, i tillegg til kr. 170 650 i kurs- og brukerforum-inntekter. Statstilskuddet utgjorde kr. 371 000. Omsetningen i oppdragsdelen var på kr.
7 596 642, mot kr. 9 274 793 i 2002.

Personalsituasjonen
Ved utgangen av 2003 var det ansatt 10 arkivkonsulenter og tre prosjektledere (12,5 årsverk). Administrasjonen består av daglig leder og to avdelingsledere. Arbeidsstokken har vært relativt stabil. En arkivkonsulent har sluttet, ingen nye er blitt ansatt. I tillegg var en vikar ansatt i 2 måneder, for å ferdigstille et prosjekt innen avtalt sluttdato.

Det ble avholdt fem personalmøter i 2003, vanligvis i etterkant av styremøtene. Det har blitt gjennomført HMS-runde sammen med representant for Riksarkivaren. Det er kjøpt inn nye arbeidslamper for å legge fysiske arbeidsforhold bedre til rette. Medarbeidersamtalene har blitt utsatt til nyåret 2004.

De ansatte har deltatt på følgende kurs/seminarer: En av prosjektlederne har tatt kurs i prosjektledelse ved BI, to har tatt markedsføring ved BI, en har vært på kurs i innføring i Doculive, en har tatt et tilsvarende kurs i ePhorte, en har vært på seminar i København om formidling av arkiver. Vi har vært på besøk hos NHD, der vi fikk presentert deres løsning for elektronisk saksbehandling. Interne arrangement: Faglig høsttur til Sogndal i november, der vi besøkte fylkesarkivet.

2. Programvaren Asta

Vedlikehold og videreutvikling av programvaren
Stiftelsen Asta har en langsiktig vedlikeholdsavtale for programvaren Asta med Software Innovation, for at firmaet skal vedlikeholde kompetanse på Asta og rette feil som dukker opp. Dagens Asta ble videreutviklet for kr. 172 500 i 2003. Det ble distribuert en bugfix, Asta 3.3.0.1, 12.09.2003 som inneholdt flere feilrettelser, som bl.a. gjaldt fotomodulen. Det ble gjort mye utviklingsarbeid for å forbedre fotomodulen i dagens Asta i løpet av høsten. Versjonen var klar for distribusjon i begynnelsen av 2004.

Utviklingen av nye Asta har kommet i gang i 2003. Det er gjennomførte en prekvalifisering og tilbudskonkurranse, og firmaet Mesan AS er valgt til utviklingsarbeidet. Utviklingen kom i gang i 4. kvartal 2003. Hovedtyngden av utviklingen vil skje i 2004, og etter planen skal nye Asta være ferdig utviklet ved utgangen av 2004. Vi fikk i 2003 tildelt kr. 750 000 fra ABM-utvikling til utviklingen av nye Asta.

Vi har fått utarbeidet en utredning om etablering av en sentral Asta-database. Stiftelsen planlegger å etablere en felles Asta-database i begynnelsen av 2005, samtidig med at nye Asta er ferdig utviklet. Ved å etablere en sentral Asta-database kan brukerne få enklere drift av Asta-basen. Det vil også være et viktig skritt i retning av å etablere en felles portal for søk mot (alle) norske arkivkataloger.

Det ble holdt brukerforum på Hotel Royal Christiania 5. februar 2003 med 61 deltagere. Et av temaene var nye Asta. Stiftelsen fikk gode tilbakemeldinger på arrangementet, og vil heretter holde årlige brukerforum.

Distribusjon av programvaren
Pr. 31.12.2003 var det 111 institusjoner som betalte vedlikeholdsavgift for Asta. Det kom 11 nye kunder i 2003, og tre kunder sa opp vedlikeholdsavtalen med virkning fra 2003. Det totale antallet lisenser pr. 31.12.2003 var 284, hvorav 92 enbruker- og 192 flerbrukerklienter (flerbrukerne er fordelt på 38 institusjoner).

Forestå opplæring og brukerstøtte
I løpet av 2003 ble det arrangert fire grunnkurs i bruk av programvaren. Kursene samlet i alt 33 deltakere, som er nedgang på 13 fra 2002. Tendensen er fremdeles at institusjonene sender flere deltakere på kurs. Dette er positivt, fordi et lokalt brukermiljø hos kundene er en viktig forutsetning for best mulig nytte av programmet.

Stiftelsen har utvidet kurstilbudet med en dags opplæring i fotomodulen. Opplæringen gis i sammenheng med det ordinære kurset, men kan tas av uavhengig av det. I 2004 ble det arrangert ett kurs med syv deltakere.

Brukerstøttetelefonen for Asta er betjent hver dag i arbeidstiden. Enkle spørsmål besvares direkte, mens mer tekniske problemstillinger i noen tilfeller sendes videre til Software Innovation.

Stiftelsen bruker internettsidene aktivt som kanal mot kundene. Internettsidene ble løpende oppdatert og videreutviklet i 2003. På sidene legger vi ut revidert brukerdokumentasjon, installasjonsbeskrivelser og oppdateringer (bugfixer og patcher). Viktig informasjon og varsel om nyheter blir også distribuert via e-post.

3. Arkivordning og konsulentvirksomhet

Generelle utviklingstrekk
Kjernevirksomheten i 2003 var ordning av arkiver. En økende andel av inntektene kom fra konsulenttjenester (prosjektledelse, arkivplan, arkivnøkkel).

Arkivordning
Det ble avsluttet 15 ordningsprosjekter i 2003, som omfattet ordning av ca. 1 400 hm. brutto. I tillegg ble det avlevert ca. 2 200 hm. fra prosjekter stiftelsen har ledet (Rikstrygdeverket, Posten og Konkurransetilsynet).

For å heve kvaliteten på ordningsarbeidet, og sikre best mulig standardisering, er det laget en intern håndbok for arkivordning og registrering i Asta.

Prosjektledelse
Stiftelsen har vært engasjert som prosjektledere til to store ordningsprosjekter i 2003. Det var for Rikstrygdeverket og Posten AS (2 000 hm brutto). Kundene har gitt meget gode tilbakemeldinger på de prosjektene der stiftelsen har stått for prosjektledelse.

Kartleggingsoppdrag
Stiftelsen har gjennomført to kartleggingsoppdrag i 2003.

Arkivdanning
Stiftelsen har utarbeidet arkivplan for Statens forvaltningstjeneste, Rikstrygdeverket og Utrykningspolitiet.

Vi har planlagt og bistått Rikstrygdeverket ved flytting, samt planlagt depotfunksjonen. Vi har revidert arkivnøkkel for Norges veterinærhøgskole.

Ordningskurs
Det ble avholdt ett ordningskurs i 2003, som var et spesialkurs for Høgskolen i Telemark. I tillegg har Asta holdt en kursdag for Norsk Arkivråd om avlevering av arkiver.

Samarbeidet med Riksarkivet og Statsarkivet i Oslo
Stiftelsen leier lokaler i Riksarkivbygningen.

Samarbeidet under veiledning fra Statsarkivet i Oslo og Riksarkivet har fungert bra. Stiftelsen er godt fornøyd med bistanden som ytes. Stiftelsen har også fått god veiledning fra Oslo byarkiv.