ÅRSMELDING FOR STIFTELSEN ASTA 2002

1. Generelt

Stiftelsens formål
Stiftelsen Astas formål fremgår av § 1 i vedtektene: Det overordnete målet er å fremme standardisering, kvalitetssikring og tilgjengeliggjøring av informasjon om arkivbestanden i offentlige og private virksomheter. Dette skal skje ved hjelp av informasjonssystemet Asta.

I tråd med dette skal stiftelsen:
a) distribuere programvaren Asta og yte brukerstøtte i tilknytning til den
b) utvikle programvaren både med forbedringer og justeringer og med nye funksjoner og moduler
c) drive arkivfaglig metodeutvikling og standardisering i tilknytning til programmet
d) holde kurs i Asta, samt etablere og utvikle et arkivfaglig forum
e) utarbeide og distribuere informasjonsmateriale om Asta
f) tilrettelegge programvaren med sikte på å gjøre arkivinformasjon lettere tilgjengelig for ulike brukergrupper, bl.a. gjennom elektroniske informasjonsnettverk
g) fremme stiftelsens arkivfaglige interesser overfor andre deler av kulturvernsektoren og sentrale myndigheter i forbindelse med etablering av felles databaser, informasjonsnettverk, registreringsstandarder o.l.
h) påta seg oppdrag som fremmer stiftelsens mål

Styret
Styret for Stiftelsen Asta har hatt følgende sammensetning i 2002:
Ellen Røsjø (leder), LLP
Ivar Fonnes (nestleder), Riksarkivaren
Terje Haram (styremedlem), LLP
Torkel Thime (styremedlem), Riksarkivaren
Anne Hals (varamedlem), Riksarkivaren
Trond Sirevåg (varamedlem), Riksarkivaren
Snorre Øverbø (varamedlem), LLP

Styret hadde tre møter i 2002 og behandlet 34 saker.

Økonomistatus
Stiftelsen har siden 1998 hatt to hovedaktiviteter: Distribusjon og brukerstøtte på arkivinformasjonssystemet Asta, samt salg av konsulenttjenester knyttet til arkivordning og avlevering. I tillegg har stiftelsen begynt å markedsføre konsulenttjenester innen arkivdanning og arkivundersøkelser. Stiftelsen fikk et årsoverskudd på kr. 1.068.921 etter skatt, mot kr. 289.672 i 2001.

Omsetningen i programvaredelen var på kr. 1.131.994, mot kr. 1.141.065 året før. Inntektene fra programvaren utgjorde kr. 719.065, i tillegg til kr. 142.000 i kursinntekter. Statstilskuddet utgjorde kr. 280.000. Omsetningen i ordningsdelen var på kr. 9.274.793, mot kr. 7.639.313 i 2001.

Personalsituasjonen
Ved utgangen av 2002 var det ansatt 11 arkivkonsulenter og tre prosjektledere (13,5 årsverk). I tillegg kommer to ansatte i vikariater som varer til mars 2003. Administrasjonen består av daglig leder og to avdelingsledere. Arbeidsstokken har vært relativt stabil. Tre arkivkonsulenter har sluttet, og det har blitt ansatt tre nye, samt engasjert tre vikarer. I tillegg har det vært ansatt en sommervikar, og tre i timebaserte stillinger. Stiftelsen har også rekruttert 12 personer til avleveringssprosjektet i Rikstrygdeverket.

Alle fast ansatte gjennomførte medarbeidersamtale med daglig leder i november. Det ble avholdt fem personalmøter i 2002, vanligvis i etterkant av styremøtene. Det har blitt utarbeidet HMS-håndbok for stiftelsen, og det har blitt skiftet ut en del kontormøbler og it-utstyr for å legge fysiske arbeidsforhold bedre til rette.

De ansatte har deltatt på følgende kurs/seminarer: Norsk Arkivråds kurs del 6 (arkivledelse), konferanse om informasjonsorganisering i regi av BRODD, LLPs årsmøte og arkiv grunnkurs i Oslo byarkiv. Interne arrangement: Internseminar om arkivbegrensning og kassasjon med Anne Hals, og faglig høsttur til København i september, med besøk i Rigsarkivet.

2. Programvaren Asta

Vedlikehold og videreutvikling
Stiftelsen Asta har en langsiktig vedlikeholdsavtale for programvaren Asta med Software Innovation for at firmaet skal vedlikeholde kompetanse på Asta og rette evt. feil som dukker opp.

Stiftelsen mottok et driftstilskudd på kr. 280 000 i 2002 fra Kultur- og kirkedepartementet. Formålet med statstilskuddet til Stiftelsen Asta er å sikre driften av en felles nasjonal standard for registrering, distribusjon og fremfinning av arkivdata uavhengig av arkivets proveniens.

Asta ble videreutviklet for kr. 707.000 i 2002. Det ble laget en ny versjon av programvaren, ver. 3.3, som inneholder en ny fotomodul og flere viktige feilrettinger. Den nye versjonen ble grundig testet før lanseringen, i samarbeid med bl.a. Riksarkivet. Noen få feil er likevel oppdaget, og feilrettinger er gjort tilgjengelig for brukerne på stiftelsens internettside. Brukerhåndboken for Asta er oppdatert og ajourført.

I løpet av 2002 har det blitt arbeidet med kravspesifikasjonen for videreutvikling av Asta. Arbeidet har blitt ledet av Ivar Fonnes, Riksarkivet. Det har blitt avholdt to møter i referansegruppen der stiftelsen er representert. Høsten 2002 ble det inngått en avtale mellom Riksarkivaren, LLP og stiftelsen om det videre samarbeidet med å videreutvikle Asta. Til å styre prosjektet ble det opprettet et prosjektstyre med en representant fra hver av partene. Samtidig ble det avtalt at stiftelsen skulle dekke konsulentutgifter for å få gjort ferdig kravspesifikasjonen. For å bistå konsulenten ble det opprettet en kontaktgruppe der stiftelsen deltar. Videreutviklingen av Asta planlegges sluttført i 2004, og skal avløse dagens Asta senest fra 2005. Det ble brukt kr. 233.350 på kravspesifikasjonen i 2002.

Det ble gjennomførte en brukerundersøkelse blant Asta-kundene i 2002, med en svarprosent på 60. Undersøkelsen har gitt verdifull informasjon om hvordan programmet oppleves og brukes av kundene. Det kom også inn mange forslag til endringer som kan forbedre programmet. Disse vil bli vurdert i forbindelse med utviklingen av nye Asta.

Distribusjon
Det har i 2002 vært i alt 95 kunder som har betalt vedlikeholdsavgift for Asta. Det kom 11 nye kunder i 2002, og fire gamle kunder utvidet antallet lisenser. Tre kunder sa opp vedlikeholdsavtalen med virkning fra 2002. Oppsigelsene må sees i sammenheng med kundenes behov for å redusere kostnader.

Opplæring og brukerstøtte
I løpet av 2002 ble det arrangert fem grunnkurs i bruk av programvaren. Kursene samlet i alt 46 deltakere, som er en nedgang på syv fra 2001. Nedgangen skyldes at ett kurs måtte avlyses pga. for få deltakere. Tendensen med at institusjonene sender flere deltakere på kurs har fortsatt i 2002. Dette er positivt fordi det legger til rette for et lokalt brukermiljø hos kundene, og det er en viktig forutsetning for at kundene kan ha best mulig nytte av programmet. Et planlagt brukerforum høsten 2002 ble utsatt til februar 2003.

Brukerstøttetelefonen for Asta er betjent hver dag i arbeidstiden. Enkle spørsmål besvares direkte, mens mer tekniske problemstillinger i noen tilfeller sendes videre til Software Innovation. Asta-bulletinen utkom med ett nummer i 2002, og inneholdt en presentasjon av resultatene fra brukerundersøkelsen, informasjon om nye versjoner samt påminnelse om backup.

Fremover ønsker vi en dreining mot mer aktiv bruk av internettsidene som kanal mot kundene. Internettsidene ble videreutviklet i 2002. På sidene legger vi ut oppdatert brukerdokumentasjon, installasjonsbeskrivelser og feilrettinger (bugfixer). Viktig informasjon og varsel om nyheter vil også bli distribuert via e-post.

3. Arkivordning og konsulentvirksomhet

Generelle utviklingstrekk
Kjernevirksomheten i 2002 var ordning av arkiver, men tendensen fra 2001 fortsatte, med en større del av omsetningen fra andre konsulenttjenester. Antall fakturerte timer har økt med 38% siden 1999, i takt med at arbeidsstokken har blitt større. Ordningsetterslepet nå er tatt unna i løpet av 2002, og stiftelsen kan ta imot nye oppdrag på relativt kort varsel.

Arkivordning
Det ble avsluttet 14 ordningsprosjekter i 2002, som omfattet ordning av 680 hm. brutto. Vi legger større vekt på å avslutte prosjekter, og ikke strekke de ut i tid. Men samtidig må vi ha fleksibilitet til å kunne ta på oss nye oppdrag raskt, når kunden ønsker det. Ved årsskiftet pågikk det i alt 32 ordningsoppdrag.

For å heve kvaliteten på ordningsarbeidet, og sikre best mulig standardisering, er det satt i gang et arbeid med å lage en intern håndbok for arkivordning og registrering i Asta.

Prosjektledelse
Stiftelsen har vært engasjert som prosjektledere til tre store ordningsprosjekter i 2002. Prosjektene har levert gode resultater, og gitt stiftelsen og prosjektlederne mye nyttig erfaring for fremtidige oppdrag.

Kartleggingsoppdrag
Stiftelsen har gjennomført fire kartleggingsoppdrag i 2002, for Statens vegvesen Akershus, Oslo vei AS (i samarbeid med Oslo byarkiv), Skattedirektoratet og Nasjonalt folkehelseinstitutt.

Arkivdanning
Nytt i 2002 var at stiftelsen gjennomførte prosjekter rettet mot arkivdanning. Stiftelsen utarbeidet arkivplan for Rikstrygdeverket, bearbeidet arkivnøkkelen for Justervesenet og foretok avklaringer i forbindelse med privatiseringer i Statens vegvesen.

Ordningskurs
Det ble avholdt ett ordningskurs i 2002, som var et spesialkurs for avleveringsprosjektet i Rikstrygdeverket.

Markedsføring og informasjon
Det har blitt brukt mer ressurser på markedsføring i 2002 enn tidligere. Stiftelsen har hatt helsides annonse i to utgaver av Arkivråd og stand på Norsk Arkivråds generalforsamlingen i Stavanger.

Samarbeidet med Riksarkivet og Statsarkivet i Oslo
Stiftelsen leier lokaler i Riksarkivbygningen. Samarbeidet under veiledning fra Statsarkivet i Oslo og Riksarkivet har fungert bra. Stiftelsen er godt fornøyd med bistanden som ytes. Stiftelsen har også fått god veiledning fra Oslo byarkiv.