ÅRSMELDING FOR STIFTELSEN ASTA 2001

Styret
Styret for Stiftelsen Asta hadde følgende sammensetning i 2001:
Ivar Fonnes (leder), Riksarkivaren
Ellen Røsjø (nestleder), LLP
Torkel Thime (styremedlem), Riksarkivaren
Gudmund Valderhaug (styremedlem), LLP
Anne Hals (varamedlem), Riksarkivaren
Trond Sirevåg (varamedlem), Riksarkivaren
Terje Haram (varamedlem), LLP

Styret hadde fire møter og behandlet 61 saker.

Generelt
Stiftelsen er nå godt etablert med to forskjellige virksomhetsområder: forvaltning, utvikling og distribusjon av Asta-applikasjonen og ordnings- og rådgivningstjenester for arkivskapere. Ordningsdelen har opparbeidet seg en solid kundekrets og mange avtalefestede oppdrag, og står for størstedelen av stiftelsens totale omsetning. En hyggelig utvikling er at flere kunder anskaffer programvaren i tilknytning til ordningsoppdragene.

Stiftelsen hadde et årsoverskudd på kr. 289 672 i 2001 mot et årsunderskudd på kr. 1 140 i 2000. Resultatet er meget tilfredsstillende fordi stiftelsen hadde store avskrivninger på programvaren i 2001. Salget av programvare og vedlikeholdsinntekter utgjorde i 2001 kr. 747 042 mot kr. 609 492 i 2000. Inntektene fra ordningsdelen utgjorde kr. 7 547 063. Stiftelsen hadde i 2001 inntekter fra kurs på 273 000, og det er nær en femdobling i forhold til året før pga. et utvidet kurstilbud.

Utvikling av programvaren Asta
I 2000 påtok stiftelsen seg store utviklingskostnader i forbindelse med overgangen til ny databaseløsning og utviklingen av en ny søkemodul. Utviklingsarbeidet innebar en vesentlig forbedring av Asta-applikasjonen som ville gi fremtidig gevinst i form av økt salg. Kostnadene ble derfor fordelt på 2000 og 2001. De aktiverte kostnadene ble nedbetalt i 2001. Kultur- og kirkedepartementets bevilgning i 2001 på kr. 272 000 muliggjorde at stiftelsen fikk nedbetalt kostnadene samtidig som det ble utført utviklingsarbeid.

Det utkom ingen nye versjoner i 2001. Gjennom hele 2001 ble det arbeidet med utviklingen av en fotomodul. Arkiver kan inneholde store mengder fotomateriale, og muligheten for å kunne registrere fotografier i Asta har vært et ønske fra flere hold i Arkiv-Norge. Ved å integrere en fotomodul i Asta trenger brukerne kun å forholde seg til ett system. Registreringsmodulen har tatt utgangspunkt i NMUs Feltkatalog i den grad det har vært formålstjenlig. Målsettingen har vært å lage et verktøy som både kan fungere som verktøy for rene fotoarkiv, samtidig som det kan fange opp fotografier som dukker opp i sakarkiver m.m. Det er lagt vekt på at det sammen med en registreringsmodul, skal leveres en ferdig søkemodul og muligheter for å ta ut enkle rapporter.

Asta vil i sin eksisterende form, dvs. med den nåværende plattform, ha en forventet levetid frem til ca. 2005. I regi av Riksarkivaren er det er igangsatt et samarbeidsprosjekt mellom Arkivverket, LLP og Stiftelsen Asta for å planlegge en nyskrevet applikasjon, ”Nye Asta”. ”Nye Asta” antas å være ferdig i løpet av 2004. I mellomtiden skal stiftelsen påse at brukerne av Asta har et best mulig verktøy. Beslutningen om å utvikle et nytt produkt, kombinert med de store kostnadene forbundet med nedbetalingen av utviklingsarbeidet i 2000, medførte at styret i 2001 gikk inn for å begrense videreutviklingen av det eksisterende programmet. Det tas sikte på å rette opp viktig funksjonalitet som ikke fungerer optimalt fremfor videreutvikling. Brukergruppene og eksport- og importrutinene har blitt forbedret, og installasjonsbeskrivelsene blir oppgradert. Versjon Asta 3.3. vil bli klar for distribusjon i 2. kvartal 2002.

Ordningsoppdrag
Ordning av arkiver var den tjenesten oppdragsdelen i hovedsak solgte i 2001. I løpet av året var det likevel en tendens til at en større del av omsetningen kom fra andre tjenester: prosjektledelse, kassasjonsvurdering og kartlegging. Vi har ønsket denne dreiningen for å få til en bedre utnyttelse av den faglig kompetanse hos de ansatte og skape en mer interessant arbeidsplass. Stiftelsen har utviklet et konsept for prosjektledelse, der stiftelsen har det faglige, og evt. det administrative, ansvaret for ordning ute hos kunden. Dette er blitt et produkt som flere store etater ønsker.

Stiftelsen har gjennomført flere prosjekter der vi har gått inn og vurdert om deler av arkiver kan kasseres. I 2001 gjennomførte vi et slik prosjekt. I samarbeid med arkivaren i Riksarkivet, og godkjent kassasjonssøknad, reduserte vi arkivet etter Nemnda for teknisk sprit fra 42 til 2 hyllemeter. Kassasjonssøknader er også utarbeidet for materiale fra andre prosjekter der stiftelsen har prosjektledelse. I 4. kvartal 2001 gjennomførte stiftelsen et større oppdrag med å kartlegge arkivene for Posten BA med forløpere. Prosjektet fortsatte i 2002.

Det ble i alt avsluttet 14 prosjekter i 2001 på til sammen 617,4 hm. Ved årsskiftet var status for pågående prosjekter: et kartleggingsoppdrag, tre prosjektlederoppdrag og 32 ordningsoppdrag.

Avholdte kurs
Det ble arrangert fire ordinære ordningskurs, og et internt kurs for personale i Norges Bank. Kurset går over to dager. Det var i alt 44 deltakere på de fem kursene. Tilbakemeldingene fra deltakerne har vært meget gode.

Det har også blitt avholdt fem ordinære Asta-kurs, samt ett internt kurs for ansatte i Norges Bank. Det var i alt 53 deltakere på kursene. En gledelig tendens er at institusjoner sender flere ansatte på kurs. Erfaringen er også at det blir mye enklere å ta Asta i bruk når flere kan delta aktivt i oppstartsfasen. De ordinære kursene ble holdt i Riksarkivbygningen. Selv om romkapasiteten er noe begrenset, er det gunstig både praktisk og økonomisk sammenlignet med å leie kurslokaler eksternt.

Markedsføring og informasjon
Det har blitt utarbeidet nye Internett-sider for stiftelsen. Målet var å lage hjemmesider som skal være enkle å orientere seg i. Sidene skal gi besøkende en grei oversikt over organisering, virkeområder, tjenester, produkter, priser m.m. Det legges fortløpende ut informasjon om kursdatoer. Det har vist seg effektivt å henvise potensielle kunder til Internettsidene, fordi disse ofte gir svar på spørsmål som rettes per telefon eller e-post.

Det utkom et nummer av Asta-bulletinen i 2001 med informasjon om den kommende Asta-versjonen, om behovet for konvertering for å kunne ta i bruk de siste versjonene av Asta, fotomodulen, Samkatalogen m.m.

Oppdragsdelen har ikke drevet aktiv markedsføring i 2001 pga. god ordreinngang gjennom hele 2000 og 2001.

Samarbeidet med Riksarkivet og Statsarkivet i Oslo
Alle prosjekter stiftelsen gjennomfører har faglig veileder fra Riksarkivet eller Statsarkivet i Oslo. All veiledning i 2001 var fra personalet i Riksarkivet, fordi ingen oppdrag gjaldt arkiver som skulle avleveres Statsarkivet i Oslo.

Personale
Ved utgangen av 2001 var det ansatt 15 personer, som tilsvarer ca. 14 årsverk. I 2001 har det vært en del utskiftninger blant de ansatte i ordningsdelen. Fire konsulenter og oppdragsleder sluttet i løpet av året.

Alle konsulentene gjennomførte medarbeidersamtale med oppdragsleder i løpet av første halvår. Det ble avholdt fem personalmøter i 2001, vanligvis i etterkant av styremøtene.

Strategiseminar
I juni ble det arrangert strategiseminar for styret, representanter fra LLP og de ansatte. Styret og de ansatte hadde i forkant av seminaret ytret ønske om at styrerepresentantene burde bli bedre kjent med de ansatte. Det var oppnevnt tre grupper som skulle presentere ideer om nye tjenester for styret under seminaret:
1. Formidlingsgruppen: Hvordan kan man formidle informasjonen som ligger i arkivene på en bedre måte. Kan dette være et salgbart produkt?
2. Bortsettingsgruppen: Hvordan kan Stiftelsen bidra til å hjelpe kunder med å etablere gode bortsettingsarkiv og utarbeide rutiner for dette arbeidet?
3. Programvare-gruppen: Hvordan kan Stiftelsen hjelpe kunder med å bruke Asta under ordning av arkiver?
Formidlingsgruppen var ved årsskiftet ikke ferdig med ”produktutviklingen”. Arbeidet i Programvare-gruppen har delvis stoppet opp på grunn av sykdom.

Ansattes deltakelse på kurs og seminarer
Budsjettet for 2001 ga først rom for deltakelse på eksterne kurs og seminar i 4. kvartal. Stiftelsen hadde deltakere på følgende kurs/seminarer:
• Norsk Arkivråds jubileumsseminar
• Photoshop
• Studietur til Ålborg og Århus (formidlingsprosjektet)
• Studietur til Företagsminnet (formidlingsprosjektet)
• Diverse økonomikurs
Det ble ikke arrangert interne kurs i 2001.